Posiadanie firmowej pieczątki nie jest obligatoryjne w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. W wielu sytuacjach spersonalizowana pieczęć może stanowić jednak bardzo duże ułatwienie dla działań firmowych. Mimo braku nakazu, wiele przedsiębiorstw na co dzień korzysta z faksymiliów stanowiących idealne odwzorowanie podpisu osoby decyzyjnej. Znacząco zwiększa to szybkość weryfikowania pism, co wpływa na optymalizację procesu obiegu dokumentacji w firmie. Sprawdź, czym dokładnie są faksymile podpisu i gdzie można wyrobić taką pieczątkę z podpisem.
Spis treści
Faksymile – co to jest?
Odręczne podpisywanie wielu dokumentów to proces wyjątkowo żmudny i czasochłonny. Aby skrócić czas potrzebny na potwierdzenia poszczególnych pism, można wykorzystać do tego celu faksymilia. To specjalne pieczątki z podpisem, które są powszechnie wykorzystywane w różnych instytucjach i organizacjach. Z indywidualizowanych pieczęci korzystają rektorzy, posłowie, urzędnicy – ale i nie tylko. Polskie prawo dopuszcza stosowanie pieczątki-podpisu przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. Faksymile podpisów są często używane w celu reprodukcji rzadkich lub ważnych podpisów, takich jak podpisy prezydentów, sławnych pisarzy lub innych znanych osobistości. Są one tworzone ręcznie, stanowiąc dokładną replikę oryginalnych podpisów. Obecnie sporządzaniem faximile zajmują się m.in. firmy poligraficzne, które wykonują tego typu produkty na zamówienie.
Pieczątka faksymile – kiedy jej się używa?
Zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego, faksymilia są dopuszczone do stosowania w dokumentach na okaziciela. Powszechnie wykorzystuje się je także w przypadku m.in. chęci zwiększenia tempa obiegu dokumentów w firmie. Należy jednak pamiętać o tym, że w wielu przypadkach pisma muszą być opatrzone rzeczywistym, odręcznym podpisem. Dzieje się tak chociażby w przypadku czynności, które wymagają zachowania formy pisemnej oraz naniesienia rzeczywistego podpisu przynajmniej jednej ze stron. Mechaniczne odbicie podpisu nie zastępuje więc tego prawdziwego – mimo to, w wielu sytuacjach, jego użycie jest jak najbardziej zasadne. Faksymile mogą być jednym ze sposobów na zwiększenie prestiżu dokumentu i przekonanie odbiorcy, że przekazany dokument jest istotny. Z tego też względu wykorzystuje się je choćby w kontekście podpisywania faktur elektronicznych, które nie muszą posiadać takiej pieczęci. Ponadto może stanowić także potwierdzenie przyjęcia dokumentu, wypisania zaleceń i wskazówek dla pracowników, a także kontrahentów.
Gdzie wyrobić mechaniczną pieczęć z podpisem?
Faximile przydaje się w sytuacjach, gdzie nie trzeba spełniać warunku osobistego odebrania dokumentu. Z uwagi na tę właściwość, replika podpisu przyczynia się do przyspieszenia wielu działań w przedsiębiorstwie. Na podstawie zapisów zawartych w kodeksie spółek handlowych, faksymilia mogą być wykorzystywane w kontekście niektórych papierów wartościowych. Zatem, czy warto posługiwać się taką zautomatyzowaną pieczęcią z podpisem? Zdecydowanie tak, choćby ze względu na możliwości uproszczenia wielu procesów i zwiększenia wiarygodności marki. Podpis faksymile można wyrobić całkowicie online, zlecając taki projekt odpowiedniej firmie poligraficznej. Jednym z podmiotów realizujących takie produkty jest uvopex.pl, czyli doświadczona polska firma działająca na rynku od 1971 roku.
